Maak van achterblijvers geen spoorzoekers!

Dertig jaar ervaring in administratie, waarvan de laatste elf jaar via E-clips. Je kan wel stellen dat ik aardig wat administraties onder handen heb gehad in al die jaren. Bedrijfsadministraties van kleine bedrijven maar ook privé-administraties.

Nieuw, oud en eigen
Soms zet ik een nieuwe administratie op, maar meestal neem ik een administratie over of vervang ik een medewerker of eigena(a)r(es). En over dat laatste gaat deze blog. Omdat een perfecte ‘instap-werkomgeving’ niet interessant is om te lezen, vertel ik over de minder ideale omstandigheden om ‘nieuw’ binnen te komen en het werk over te nemen.

Ik kom nieuw binnen, ga achter het bureau zitten en dan…
Overkomt het me regelmatig, dat mijn wenkbrauwen omhoog schieten van verbazing. Waarom? Omdat op eenvoudige vragen geen antwoord gegeven kan worden. Wie is je contactpersoon bij… Wat is de inlogcode van… Bij wie moet ik dit aanleveren…. Hoe vaak moet ik het aanleveren… Hoe werkt dit programma… Wie is je leverancier van… Doe je aangifte OB per maand… Zijn er overzichten van… Bij wie kan ik terecht voor dit… Of voor dat…

Hoe kan dat dan?
Omdat er simpelweg niks genoteerd is. In een ideale situatie krijg ik goede instructies, waarmee ik aan de slag kan. Over de software, de klanten, de leveranciers, de inlogcodes en waar ik alles kan vinden. In een meest ideale situatie is er ook nog een handboek, een handleiding, protocollen of hoe je het ook wil noemen.

Een handleiding maken, waarom al die moeite doen?
Omdat degene die de administratie beheert, dit kan een medewerker zijn maar ook de eigena(a)r(es), van de één op de andere dag kan uitvallen. Ontslag, ziekte? Het kan zó maar gebeuren.

Tips
Neem de tijd en de moeite om in grote lijnen de administratieprocessen uit te schrijven. Dit kan heel uitgebreid, maar ook simpel. Verwijs bijvoorbeeld naar websites, bedrijven of software waar alle informatie te vinden is.

En particulieren dan?
Dit geldt ook voor de privé-administraties. Een simpele handleiding waar alles te vinden is, maakt het voor degene die je administratie gaat doen zóveel simpeler.

Maak van achterblijvers geen spoorzoekers!

Hulp nodig bij het schrijven van zo’n handboek?

E-clips kan je helpen.

Geen reactie's

Geef een reactie