FOCUS; STOP DE AFLEIDING TIJDENS DE ADMINISTRATIE

Wil jij je administratie de baas zijn, maar kom je er maar niet aan toe? Is het zó veel, dat je er liever niet aan begint? Dan is het tijd om ruimte te creëren. Niet op je bureau, maar in je hoofd! Soms lijkt iets groot en complex, terwijl dit in wezen niet zo is.

Bovengenoemde frustratie – paniek bijna – kom ik bij zowel ondernemers als particulieren tegen. Ik krijg excuses over bomvolle bureaus en uitpuilende postbakjes. Onnodig.

Zelf werk ik graag aan een opgeruimd bureau, sterker nog: ná iedere taak rangschik ik de boel weer opnieuw voor het overzicht. Maar…sommigen vinden het prettig om aan een rommelig bureau te werken. Wie ben ik dan om te zeggen dat dat écht niet kan.

Mijn favoriete uitspraak van Albert Einstein is dan ook:

‘If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, then what are we to think of an empty desk?’

Stel jezelf de volgende vragen:

1. Wat weerhoudt jou van het doen van je administratie?
2. Wat leidt jou af?

Als je hierop het antwoord weet, dan kun je deze stoorzenders elimineren. Ik zal enkele voorbeelden noemen:

E-mail: Sorteer financiële zaken en facturen van overige e-mail. Wat gelezen en behandeld is kan verwijderd of gearchiveerd worden in mapjes. Agendeer de acties die nog gedaan moeten worden.

Schrijf je uit voor ongewenste reclame en nieuwsbrieven. Zorg dat de inbox zo leeg mogelijk is en blijft.

Post: Sorteer financiële zaken en facturen van overige post en maak stapels. Waar moet nog iets mee gebeuren, wát kan gearchiveerd worden en wát kan weg.

Gooi folders en lokale krantjes na het lezen bij het oud papier. Lees je ze niet of online? Bestel of download een nee-nee of nee-ja-sticker en plak deze op je brievenbus. Beide methodes dragen bij aan ruimte in je hoofd.

Nog te lezen (vak)bladen of kranten: Hoe hoog is deze stapel? Is het nou écht nog leuk om oud nieuws te lezen? Zo nee, doneer de bladen aan iemand of geef ze aan een school of verzorgingstehuis. De kranten kunnen bij het oud papier. Het lucht zó enorm op, de druk om een inhaalslag te maken is er af.

Andere stoorzenders: Bovengenoemde voorbeelden waren de ‘silent’ stoorzenders, maar je hebt natuurlijk ook nog de hoorbare stoorzenders. Zoals de telefoon, de voordeurbel, de meldingen van de e-mail of muziek. En wat dacht je van collega’s, familieleden of werknemers? De eerste vier kun je uitschakelen als je je op de administratie wil storten. Met de overige kun je afspraken maken, de deur dichtdoen, desnoods met een briefje ‘niet storen’ er op. Dit schept duidelijkheid en voorkomt irritatie voor beide partijen.

Heb je nóg meer acties nodig om voldoende ruimte in je hoofd te krijgen? Welke onnodige ballast wil jij nog kwijt, voordat je je kan focussen op de administratie? Dat kan voor jou iets anders zijn dan voor je buurman. Want iedereen is anders.

E-clips heeft niet voor niets de stelling dat iedereen zich comfortabel moet voelen binnen zijn/haar eigen administratie.