DIGITALE MAPPEN

HOE GA JIJ DIGITALE MAPPEN TE LIJF?

Klappers -ordners- en archiefdozen mogen dan wel ouderwets en stoffig zijn. Maar het systeem was helder van opzet en toegankelijk voor iedereen.

Jaarlijks werden documenten óf bewaard óf gearchiveerd óf gingen door de ’schredder’. De kast kreeg een sopje en klaar was Kees. Een bevredigend karwei.

Digitale bestanden nemen weliswaar geen fysieke ruimte in en vergaren geen stof. Maar dat wil niet zeggen dat er geen actie ondernomen hoeft te worden.

Bij veel administraties zie ik dat soortgelijke documenten worden opgeslagen in verschillende mappen. Er ontstaat een wildgroei aan mappen, waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet.

Zeker als meerdere personen op dezelfde computer of ‘schijf’ hun bestanden opslaan is het verstandig om structuur aan te brengen. Een paar tips waar je meteen mee aan de slag kan:

• Bedenk een ‘mappenstructuur’ waar iedereen mee uit de voeten kan
• Richt deze zó in dat je max 5 klikken nodig hebt
• Gebruik duidelijke, herkenbare namen voor mappen en bestanden
• Vermijd mapnamen als ‘diversen’ en ‘algemeen’
• Plan opschonen, structureren en archiveren  

De mappenstructuur voor privé-administratie vind je hier.